[สรุป] คอร์ส Google Project Management: Professional Certificate ตอนที่ 4: Project Execution
มาพบกันอีกครั้งในตอนที่ 4 ที่วันนี้เราจะมาพูดถึงเรื่อง Project Execution แถมพ่วงกับเรื่อง Project Closure ให้จบในตอนเดียวเลย เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพตรงกัน ผู้เขียนจะขอให้ดูภาพที่วงนิดนึงฮะว่าตอนนี้เราถึง 2 ขั้นตอนสุดท้ายของโครงการแล้วนะครับ
ใครอยากที่จะวนกลับไปอ่าน 2 ขั้นตอนที่แล้ว เราสามารถคลิกได้ที่ลิงก์ด้านล่างนี้ครับ
สองเรื่องสุดท้ายก็จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับการดำเนิน Project ตามแผน และการปิด Project จบครับ ก็ถ้าจะให้รีวิวคร่าวๆ เนื่องจากการ Execute Project เป็นสิ่งที่ทำดำเนินตามแผน ดังนั้นพวกทฤษฎีอะไรต่างๆที่ใช้ ก็จะเหมือนกับของที่ตอนที่แล้วในเรื่อง Planning ครับ เนื้อหาเลยก็อาจจะค่อนข้างซ้ำๆหน่อย และที่เพิ่มมาส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องของ Soft Skill ครับ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการทีม, การพรีเซนต์ และทักษะการเป็นผู้นำ ซึ่งมันไม่มีสูตรตายตัวอยู่แล้วพวกนี้ ก็ลองไปทดลองอ่านเนื้อหานี้ได้ฮะ แล้วไปประยุกต์เอา ก็ด้วยตอนนี้ที่มันจะเป็นการรวบของทั้ง 2 เรื่อง เนื้อหาก็อาจจะค่อนข้างเยอะหน่อยนะฮะ ใครพร้อมแล้ว ก็ลุยได้เลยครับผม !!
“คุมให้อยู่ | Stick ให้ตามแผน | เตรียมฉลองปิดงาน”
Week 1
ในอาทิตย์แรกเอาจริงเนื้อหาจะคล้ายกับตอน Planning ครับ แต่จะเป็นขั้นตอนที่เราใช้สิ่งที่ Planning จริง แล้วเอามาตรวจดูครับ ซึ่งบอกได้เลยว่าตอนที่ไปคุม Project จริงถ้า 2 ขั้นตอนแรกเราทำผ่านมาดี เราสามารถทำงาน Stick ตามแผนได้เป้ะๆ 2 ขั้นตอนหลังที่ทำใน Project จะเป็นอะไรที่สบายมากครับ
แต่ในโลกความจริงทางเดินมันอาจจะไม่ได้โรยไปด้วยกลีบกุหลาบ มันมีปัจจัยหลายๆอย่างที่ทำให้เราไม่สามารถ Stick ตามแผนได้ ดังนั้นเราจึงต้องมีเรื่อง Tracking ครับ ที่ต้องมา Track ว่าสิ่งที่ทีมได้ทำงานไปเป็นตามแผนที่เราวางไว้หรือเปล่า มีเลี้ยวซ้ายออกนอกเส้นทางไปไหม ถ้าใช่เราต้องรีบจัดการให้มันเข้าลู่เข้าทางกลับมาที่เส้นทางในแผนเดิม ซึ่งสิ่งที่เราต้องควบคุมว่าไม่ให้ออกนอก Plan นะครับ เราสามารถใช้ Triple Constraint Model ที่เราเคยเรียนในตอนที่ 2 ได้ ซึ่งนอกจากเรื่อง Time กับงาน Scope ที่จ่ายไปให้ทีมดูต้องเป้าว่าสามารถทำงานได้เป็นไปตามแผนไหม ก็อย่าลืมดูเรื่อง Cost หรือ Budget ด้วยนะครับว่ายังคงมีเงินเหลือในการเดิน Project อยู่
โดยวิธีการ Tracking ก็คือเราจะใช้วิธีที่เราเริ่มมาตั้งแต่ขั้นตอน Planning เดิมนี่แหละครับ ซึ่งได้แก่
- Gantt Charts >> ใช้ Track ดูแผนการทำงานย่อยๆ
- Roadmaps >> ใช้ Track ดูแผนภาพใหญ่
- Burn Down Charts >> ใช้ Track ว่า Project เรา Under หรือ Over Perform
โดยวิธีพวกนี้เราก็อาจจะมีการใช้ช่วย Tool ช่วย ไม่ว่าจะเป็นเป็นโปรแกรม เช่น Jira อะไรก็ตาม ตามความเหมาะสมของทีม ซึ่งระหว่างการทำ Project เราก็อาจจะมีทำ Project Status Report รายงานผู้บริหารหรือทีมอะไรก็ว่ากันไป แต่เบื้องต้นถ้าเราใช้ Project Management Tool มันก็จะพอมีฟีเจอร์ช่วยพวกนี้ทำให้อยู่แล้วครับ
จบเรื่อง Tracking ที่เอาไว้ตามว่างานถึงไปไหนแล้ว ไม่มีอะไรออกนอกลู่นอกทางนะ ต่อไปก็จะเป็นเรื่องการจัดการสิ่งที่ออกนอกลู่นอกทางให้กลับมาที่แผนเส้นเดิมนี้ ที่เราเรียกกันว่า Risk Management ที่เริ่มจาก Risk ที่เป็นความเสี่ยงที่อาจทำให้คนออกนอกลู่นอกทาง และ Issue คือการที่คนออกนอกลู่นอกทางแล้วเราต้องตบกลับมาที่เดิม ซึ่งก็เหมือนเดิมครับเราจะดึงโมเดล Risk Management ที่เราเคยทำตอน Planning มาตั้งต้น และถ้ามีอะไรต้องเพิ่มก็จัดการกันไป โดยเฉพาะ Issue ที่มักจะมาเกิดในขั้นตอนนี้เยอะๆที่เราทำงานจริงนะครับ
- Risk Exposure : เป็นสิ่งชี้วัดถึงระดับความสำคัญความเสี่ยงในการจัดการก่อนหลัง
- Risk Register โดยใช้ ROAM Technique ในการบ่งชี้ว่า Risk อยู่ในสถานะอะไร
- R esolved >> Risk ถูกจัดการเรียบร้อยแล้ว
- O wned >> Risk นั้นกำลังถูกดูแลอยู่
- A ccepted >> ยอมรับ Risk นั้นๆไป
- M itigated >> Risk นั้นถูกแก้ไขไปบางส่วนแล้ว แต่ยังไม่หมด
โดยปิดท้ายนี้ผู้สอนก็ได้มีการสอนเขียนอีเมลหน่อยๆฮะ แต่เอาจริงในอาทิตย์ที่ 5 ก็จะมีสอนลึกๆอีกทีนึง ผมขอไปอธิบายรวบทีเดียวนะครับผม
Week 2
หลังจากที่ทีมเราทำงานเสร็จสิ้นไปบางส่วนแล้ว เราก็มาต้องมาเช็คดูกันต่อครับว่าสิ่งที่ทำไปนั้นทำถูกต้องผ่านมาตรฐานไหม ซึ่งก็จะเป็นเรื่อง Quality Management ครับ โดยคำศัพท์ที่ต้องรู้มีดังนี้ครับ
- Quality Standards >> เป็นการเรื่องเซ็ตมาตรฐานของสิ่งที่จะตรวจครับ
- Quality Planning >> การวางแผนวิธีวัดมาตรฐานคุณภาพที่เราจะทำ
- Quality Assurance (QA) >> ขั้นตอนการตรวจคุณภาพในเรื่องการป้องกันการเกิด Defect ในอนาคต
- Quality Control (QC) >> ขั้นตอนการตรวจคุณภาพในเรื่อง Defect ที่เกิดขึ้นแล้ว และทำการแก้ปัญหา
หลังจากที่เราตรวจสอบคุณภาพ ทำการ Test อะไรเรียบร้อยนะครับ ต่อไปก็จะเป็นขั้นตอนที่ไปทดสอบกับผู้ใช้งานจริงครับ ซึ่งปกติก็จะมี 2 วิธีเบสิกๆ
- Feedback Surveys >> ทำแบบสอบถามประเมินความพึงพอใจการใช้งาน เป็นขั้นตอนที่ใช้ทดสอบแบบง่ายๆ ใช้กับ End Users ในกรณีเคสที่จำนวนผู้ทดสอบใช้งานเยอะๆ
- User Acceptance Test (UAT) >> ขั้นตอนปกติก่อนส่งมอบงานอะไรก็ตามครับ โดยให้ตัวแทนผู้ใช้งานมาทดลองจำลองในสถานการณ์ใช้จริง ถ้ามีปัญหา หรือ Bug อะไร ที่ทำออกมาไม่ตรงตามความต้องการ ก็จะทำการแก้ไขในขั้นตอนนี้ ถ้าเมื่อไรที่ผู้ทดสอบมั่นใจว่าเรียบร้อย ก็ทำการยืนยันเซ็นเอกสาร เพื่อให้งานนั้น Go Live ออกไปใช้จริงต่อไป
ต่อไปเป็นเรื่อง Continuous Improvement หรือการพัฒนาให้ยั่งยืน เป็น Concept ที่เวลาจะแก้ปัญหา หรือมี Solution อะไร เราต้องทำให้ได้แบบยั่งยืน ใช้ต่อไปได้ในระยะยาวๆ ซึ่งเรื่องนี้เราต้องมีศัพท์ที่รู้จักเพิ่มเติมเหมือนกันครับ โดยเริ่มจาก Data-driven improvement frameworks หรือวิธีที่เราตัดสินใจหลักๆโดยใช้ Data ครับ ซึ่งมี 2 โมเดลดังนี้ครับ
- DMAIC : หาต้นตอปัญหาตามหลักเหตุผล และแก้ปัญหาตามขั้นตอนไป
- D efine >> ปัญหาคืออะไร
- M easure >>ใช้อะไรเป็นชี้วัดว่าแก้ปัญหานี้ได้
- A nalyze >> วิเคราะห์หาต้นตอปัญหา และหาผลกระทบของมัน
- I mprove >> หาวิธีแก้ไขปัญหา พัฒนาให้ดีขึ้น
- C ontrol >> ทำการแก้ปัญหาโดยใช้วิธีคิดมาถี่ถ้วยแล้ว
2. PDCA : อีกวิธีที่ใช้ในการแก้ปัญหาครับ หรือทำ Process Improvement ครับ
- P lan >>วางแผนว่าจะแก้ปัญหานั้นอย่างไร ด้วยวิธีอะไร
- D o >> ทำการแก้ปัญหานั้น
- C heck >> ลองดูผลลัพธ์ว่าเป็นอย่างไร ปัญหาถูกแก้แล้วใช่ไหม
- A ct >> ประเมินผลว่าวิธีแก้ปัญหานั้นได้ผลจริง
หลังจากที่เช็คแล้วว่างานผ่านมาตรฐาน คนใช้งานตรวจแล้วและพอใจเรียบร้อย พร้อมทั้งงานนั้นเป็น Solution ที่ทำออกได้อย่างยั่งยืน ต่อไปก็จะเป็นเรื่อง Retrospective หรือการ Reflect กับทีมว่า Project ที่เราทำไปนั้นได้อะไรกลับมาบ้าง รวมถึงการเฉลิมฉลองว่าทำ Project สำเร็จแล้ว ซึ่งจะมีการกล่าวเพิ่มเติมใน Week 6 ครับ เป็นเรื่องการปิด Project
Week 3
อาทิตย์นี้เป็นสอนเกี่ยวกับเรื่อง Data ครับ ซึ่งบางคงอาจงงว่ามันเกี่ยวอะไรกับ Project Management แต่เอาจริงเรื่อง Data นี่สำคัญกับ PM มากเลยนะครับ เพราะ อย่าลืมว่าเดี๋ยวนี้โลกเป็นโลกของ Digital ทุกอย่างแทบเดินด้วย Data ซึ่งแน่นอนว่าทุกอย่าง Data ที่เราได้มา มันเป็น Fact จากคนล้านคน มันคงจะดีกว่า และ Bias น้อยกว่าสิ่งที่เราคิดแต่อยู่ในกรอบของเราแน่นอน โดยในสมัยนี้การทำการอะไรเกี่ยวกับ PM เราก็ล้วนแล้วใช้ Fact จาก Data นี่แหละครับ ยกตัวอย่างง่ายๆให้เห็นภาพก็เรื่อง Data-driven improvement frameworks ที่เพิ่งอธิบายไปก็เกี่ยวกับ Data ครับผม ดังนั้นไม่ใช่เฉพาะในช่วง Execute Project แต่เป็นทั้ง Project ที่เราต้องพึ่งพาการใช้ Data อยู่ตลอดเวลา ซึ่งศัพท์ที่เราต้องพอรู้เกี่ยวกับ Data ในเรื่อง PM นะครับ
- Quantitative Data >> ข้อมูลเชิงปริมาณพวกตัวเลขที่มันใช้วัดได้
- Qualitative Data >> ข้อมูลเชิงคุณภาพที่วัดด้วยตัวเลขไม่ได้ เช่น Feedback คำอธิบายยาวๆ
- Metrics >> ตัวชี้วัด
- Key Performance Indicator Data (KPI) >> ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ คล้ายๆกับ Metric แต่ KPI คือเป้าที่สำคัญ ขณะที่ Metrics อาจเป็นตัวชี้วัดเล็กๆเพื่อจะทำอะไรให้สำเร็จสักอย่าง
- Data Ethic >> จริยธรรมการใช้ข้อมูลให้ถูกเป็นไปตามกฏระเบียบ ข้อบังคับ
- Data Privacy >> สิทธิข้อมูลส่วนบุคคล
- Data Bias >> ความเอนเอียงของข้อมูล เช่น การแปลผลผิด หรือการใช้ข้อมูลต้นทางที่ไม่เหมาะสมก็ตาม เป๊นต้น
- Data Visualisation >> การนำข้อมูลมาแสดงผลให้เป็นรูปภาพ หรือกราฟ
แน่นอนหลังจากที่เรามี Data ต้นทางที่ดีแล้ว แต่สุดท้ายเรามาตกม้าตายอธิบาย Data ให้คนอื่นเข้าใจตามไม่ได้ ก็จบ ซึ่งสิ่งนี้แหละครับเป็น Skill ที่สำคัญมากๆของ PM นั่นก็คือการทำ Presentation และการทำ Data Visualisation โดยในบทเรียนเขาสอนขั้นตอนวิธีการเตรียมทำ Presentation ดังนี้ครับ
- หาผู้ฟังว่าคือใคร
- รวบรวม Data ที่จะสื่อสารให้ผู้ฟังนั้น
- เอา Data ที่รวบรวมมาได้มากลั่นกลอง และวิเคราะห์
- ออกแบบการ Visualisation ที่จะแสดง Data เหล่านี้ให้คนดูเข้าใจ
- ปรับตั้งเรื่องให้มันมี Story
- ลองทดสอบ หา Feedback กับคนอื่นดูก่อนนำมาใช้จริง
สรุปง่ายๆคือเราต้องรู้จักกับคนที่จะ Present ว่าต้องการอะไร แล้วก็ Present ตามนั้น โดยอาจจะใช้ Data Visualisation มาช่วยให้คนดูเข้าใจง่ายมากยิ่งขึ้น อย่างเช่น กราฟ โดยในบทเรียนเอาจริงเขาก็มีสอนเกี่ยวกับวิธีการใช้กราฟด้วยนะครับ เช่น กราฟแท่งไว้ใช้เปรียบเทียบข้อมูล, กราฟวงกลมไว้ใช้ดูสัดส่วน, และกราฟเส้นเอาไว้ใช้ดู Trend เป็นต้น ก็ไปดูเพิ่มเติมในบทเรียนได้ครับ แต่ผมแนะนำว่าถ้าเรารู้สึกสนใจในเรื่อง Data Visualisation จริงๆ อาจต้องไปหาเรียนคอร์สอื่นที่เป็นเฉพาะทางเพิ่มเติมซึ่งตัวคอร์ส Google เองก็มีสอนเกี่ยวกับการทำ Data Visualisation โดยเฉพาะที่ซ่อนไว้ในคอร์ส Data เหมือนกัน ไม่แน่ใจว่าตั้งใจแอบวาง Easter Egg ไว้ในเรื่องนี้เพื่อให้อยากไปเรียนอีกคอร์สเปล่า ถ้าใครสนใจก็ไปดูต่อได้ตามลิงก์ด้านล่างครับ
สุดท้ายผู้สอนก็ได้สอนแนวทางการ Presentation เบื้องต้นครับ ซึ่งเอาจริงผมว่าเรื่องนี้มันไม่มีอะไรถูกผิดครับ ต้องปรับตามสถานการณ์คนฟังและเนื้อหา และก็แล้วแต่สไตล์ของคนนำเสนอเลย แต่เบื้องต้นตอนเริ่ม Present ก็ควรจะบอกจุดมุ่งหมายหน่อยว่าต้องการอะไรจากผู้ฟังในการ Present นี้ รวมถึงต้องตรงเวลา และควรส่งเนื้อหาที่จะ Present ให้ผู้ฟังก่อน เพื่อให้เขาพอเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมได้ครับ โดยอันนี้เป็นสิ่งที่ Course นี้แนะนำเรื่องในการทำ Presentation Slide นะครับ เผื่อใครจะลองเอาไปใช้ดู
- ในหนึ่งหน้าสไลด์ทำแบบเรียบๆง่ายๆ เนื้อหาไม่ต้องเยอะ
- พยายามใช้พวกกราฟ และรูปภาพแทนตัวหนังสือ
- ตัวหนังสือเอาไว้ใส่เฉพาะตัวเน้นที่เป็นสำคัญ หรือเอาไว้ใช้อธิบายกราฟหรือรูปภาพสั้นๆ
- ถ้าจะนำเสนอโดยใช้ Audio หรือ Video ควรมี Subtitle ด้วย เพราะ บางคนอาจมีปัญหาเรื่องการมองเห็น
- พยายามทำตัวหนังสือให้ใหญ่ และ Contrast เรื่องสีตัวอักษรกับพื้นหลังควรมีสัดส่วนสัก 7:1
- แชร์เนื้อหาให้คนดูไปอ่านเตรียมตัวก่อน
Week 4
อาทิตย์นี้เป็นการสอนเรื่องการจัดการทีมครับ โดยเนื่องจากการทำงานเป็น PM เราอย่าลืมว่าคนในทีมเขาไม่ได้เป็นลูกน้องของเราจริงๆครับ เขาจะเป็นแค่คนจากหลายๆที่ ที่มีหลายๆสกิลมารวมกัน ทำให้เกิดความแตกต่างค่อนข้างมากเรื่องพื้นฐานที่เขามาจากต่างทีมกัน ดังนั้นหลักๆ PM มีหน้าที่จัดการความแตกต่างนี้ให้มารวมสามัคคีเป็น Teamwork ในทีมใหม่ที่รวมกัน ซึ่งมีวิธีที่ต้องทำดังนี้ครับ
- ทำระบบ ให้ทุกอย่างที่ยุ่งเหยิงกลับมาเป็นระเบียบ
- พูดคุย และฟัง
- ทำให้ไว้วางใจกัน หลุดจากความคุ้นเคยเดิม มาทำงานในทีมใหม่ได้อย่างสบายใจ
- ต้องพยายามเห็นใจซึ่งกันและกัน สร้างแรงกระตุ้นให้ทีมอยากทำงาน
- จ่ายงานตามความเหมาะสม อะไรทำก่อนหลัง
- เฉลิมฉลองกับความสำเร็จ
แล้วก็จะมีเรื่อง Air Cover ที่จะกล่าวถึงเรื่องการปกป้องทีมด้วยนะครับ ไม่ว่าจะมาจากปัจจัยอะไรต่างๆก็ตาม เช่น ผู้บริหารต้องการงานเพิ่มที่ Out of Scope ซึ่งถ้ารับแน่นอนว่าเพิ่มงานให้ทีม และทีมคงไม่แฮปปี้เท่าไร เรื่องนี้ก็ต้องคอยดูด้วยครับ เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับทีมในระยะยาวครับ ซึ่งเรื่องพวกนี้เขาเรียกว่าการใช้สกิลด้านความเป็นผู้นำครับ หรือ Leadership
ต่อไปในบทเรียนก็ได้กล่าวว่านอกจากสกิล Leadership แล้ว PM ก็ควรมีสกิลด้าน Influencing หรือการมีอิทธิพลในการจัดการทีมด้วยครับ ซึ่งถ้าทุกคนในทีมหรือใครก็ตามรู้สึกว่าเรามีอิทธิพลแล้ว เวลาเราจะทำอะไร หรือตัดสินใจอะไรก็จะง่ายมากครับ ในทางตรงกันข้ามถ้าเราไม่มีอิทธิพลหรือ Power อะไรเลยนี่ครับ ก็ลองคิดดูสิครับ งาน Deal กับคน แต่พูดอะไรก็ไม่มีใครยอมทำตาม ก็คงจะไม่ค่อยดีใช่ไหมครับ โดยในบทเรียนได้สอนวิธีการสร้างสกิลด้าน Influencing ดังนี้ครับ
- สร้างความน่าเชื่อถือ : อาจจะมาจาก Profile ประสบการณ์ของเรา หรือความสัมพันธ์ที่เรามีกับทีมก็ได้ ลองถามตัวเองว่าทำไมคนในทีมต้องเชื่อเรา
- บอกว่าสิ่งที่เราเสนอทีมจะได้อะไร : พยายามสังเกตุคนที่จะ Convince เขา แล้วก็พยายามเสนอสิ่งที่เราอยากจะทำ Relate กับผลประโยชน์ที่เขาจะได้ไป
- หาหลักฐานมา Support : บอกว่าสิ่งที่ทำเป็นไปได้ เคยมีตัวอย่างแล้ว
- มี Passion เชื่อมอารมณ์ให้คนรู้สึกได้ : ตัวเราเองก็ต้องมีความมุ่งมั่น คนตามจะได้กล้าตาม
Week 5
อาทิตย์ที่ 5 เป็นการสอนเรื่อง Communication หรือการสื่อสารครับ โดยเรื่องนี้ที่เขาเน้นๆจะเป็นเรื่องการเขียน Email ซึ่งอันนี้ผมยอมรับเลยว่าถ้าทำงาน PM หรือได้ทำงานที่ต้อง Deal กับคนเยอะ ทักษะการเขียน Email นี่ได้ใช้แทบทุกวันแน่นอน แต่ก็นะครับ เนื่องจากคอร์ส Google นี้ เป็นคนสอนที่มาจากฝั่ง US ดังนั้นพวกวัฒนธรรมการเขียน Email ที่เขาสอนในคอร์สอาจไม่ค่อยเหมือนในองค์กรไทยที่เราใช้กันปกติ ก็ลองไปดูความเหมาะสมตอนใช้จริงตามวัฒนธรรมในแต่ละที่ทำงานเองนะครับผม
- ชื่ออีเมล >> เขียนเป็นจุดมุ่งหมายสั้นๆของเรื่องที่อยากให้ผู้อ่านอีเมลรู้
- คำทักทาย >> พยายามให้ Friendly มากที่สุด เช่น Hi, Linda
- ย่อหน้าเปิดแรก >> เนื้อหาถามสารทุกข์ สุขดิบ หรือพูดอะไรในเชิงบวก
- เนื้อหาหลักย่อหน้าถัดๆไป >> กล่าวถึงจุดมุ่งหมายเนื้อหาของอีเมล สั้นๆ กระชับๆ แต่ยังคงต้องคงความ Friendly และเชิงบวก กรณีถ้าเกิดจะพูดอะไรในเชิงลบ ว่ากล่าวผู้อ่าน หรือจะสั่งอะไรให้ทำอะไร ต้องเขียนอ้อมๆ และพยายามยกตัวอย่าง พร้อมมี Evidence ที่มา Support ข้อมูล
- ย่อหน้าสุดท้าย >> ปิดท้ายด้วยคำขอบคุณที่ยอมเสียเวลามาอ่าน และอาจจะฝากอะไรที่อยากให้เขาทำเล็กๆน้อยๆ พร้อมลงท้ายด้วยคำปิดขอบคุณและชื่อตัวเอง
นอกจากนี้ตัวบทเรียนก็มีได้สอนวิธีการเขียน Agenda ประชุมครับ ก็ลองไปเรียนดูได้ครับ มี Assignment ที่ให้ลองเขียนทั้ง Agenda และ Email เลย ซึ่ง Assignment นี้ก็จะเป็นการส่งให้เพื่อนตรวจ ที่ได้ Feedback จากเพื่อนด้วยนะ
Week 6
อาทิตย์สุดท้าย และเป็นการสอนเรื่องของการทำ Project ท้ายสุด แต่ Course นี้ยังไม่จบนะครับ ยังเหลืออีก 2 ตอน
ก็คือเป็นเรืองการ Closing Project หรือการปิด Project ที่เป็นสเตปสุดท้ายที่เราทำ Project เสร็จอะไรหมดแล้วนะครับ เป็นสเตปที่ต่อจาก Week ที่ 3 ซึ่งในขั้นตอนนี้หลายคนอาจจะเข้าผิดว่าเป็นขั้นตอนที่ไม่ต้องทำอะไร แค่เฮฮากับทีม จัดปาร์ตี้ฉลองเป็นอันจบ หรือเป็นขั้นตอนที่ไม่ต้องมีก็ได้
เอาเข้าจริงมันมีอะไรมากกว่านั้นครับ ก่อนที่เราจะปิด Project จริงนั้น เราต้องมาตรวจกันก่อนว่า Deliverable ที่เราส่งมอบ ครบจริงหรือเปล่า และทุกฝ่ายพอใจจริงๆนะ ซึ่งในความเป็นจริงเราอาจจะเผลอมองข้ามงานอะไรไปสักอย่าง เช่น ลืมให้ Vendor เซ็นสัญญา NDA ห้ามเปิดเผยข้อมูลของ Project หรือว่าคนที่เป็นคนที่จ้างเราทำ Project ยังไม่ได้บอกว่างานเสร็จเลย ด้วยที่เราไม่มีกระบวนการปิด Project ทำให้ทุกฝ่ายเข้าใจไม่ตรงกัน จนสุดท้ายแล้วมันอาจจะมีงานงอกมาเพิ่มต่อ จนสุดท้ายเป็น Never End Project ก็เป็นได้ เป็นต้น
โดยการขั้นตอนปิด Project นี้อาจจะไม่ใช่ทำได้แค่ช่วงตอนจบของ Project อย่างเดียวนะครับ เราอาจจะแบ่งการปิด Project เป็นย่อยๆทุกครั้งที่ทำ Project จบ ในแต่ละ Milestone ซึ่งการทำขั้นตอนปิด Project ซอยย่อยหลายๆครั้งนี้ก็ดีนะครับ เพราะ มันจะคอยช่วย Recheck สิ่งที่เราอาจลืมตลอดการทำงาน และได้ดู Feedback ผลลัพธ์การทำงานทีมของเราได้บ่อยๆ รวมถึงเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับทีม เนื่องจากทุกครั้งที่ปิด Project สิ่งที่ขาดไม่ได้คือการเฉลิมฉลองความสำเร็จทีมครับ ซึ่งเป็นโอกาสอันดีในการสร้างความสัมพันธ์กับทีมมากครับ
อันนี้เป็นสรุปสิ่งๆหลักที่ต้องเราต้องคำนึงถึงในขั้นตอนปิด Project นะครับ
- เอกสาร คู่มือ เครื่องมือ ทุกอย่างต้องมีพร้อมแล้ว
- Make sure ว่าตัว Project สามารถทำได้ตามจุดมุ่งหมาย และได้ผลลัพธ์ที่เราต้องการตามที่เราตั้งไว้ตั้งแต่ต้น Project
- เอกสารทุกอย่างได้รับการรับรองจากทุก Stakeholder ที่มีส่วนเกี่ยวข้องใน Project ว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นเรียบร้อย
- รีวิวพวกเอกสาร สัญญา ข้อกฏหมาย ว่าทุกอย่างทำครบแล้ว
- จัดประชุม Retrospective แบบเป็นทางการกับทีม สรุปสิ่งที่ผ่านมา Reflect กับทีมตัวเองว่าเรายังขาดอะไร แล้วใน Project หน้าเราจะทำอะไรให้ดีขึ้น
- ทำการเฉลิมฉลองกับความสำเร็จ และโบกมือลาจากกันไป
สุดท้ายนี้ก็หลังจากปิด Project แล้ว PM เราก็อาจจะมีการทำ Project Closeout Report ที่เอาไว้รายงานเหล่า Stakeholder ว่าสุดท้ายแล้วทำอะไรสำเร็จไปแล้วบ้าง ซึ่งเราสามารถเก็บไว้เป็นความสำเร็จใน Profile ของเรา เพื่อนำไปใช้ในการอ้างอิงในการทำ Project ต่อๆไป
สรุปส่งท้าย
เป็นอย่างไรบ้างครับตอนที่ 4 เอาเข้าจริงตั้งแต่ตอนที่ 1 ถึงตอน 4 เราจบเนื้อหาการทำ Project หลักๆหมดแล้วนะครับ เริ่มตั้งแต่การปูพื้นฐานในตอนที่ 1 ให้เข้าใจ Project Management ตอนที่ 2 ที่เป็นการเริ่มกระบวนการแรกของ PM ในเรื่อง Project Initiation ต่อด้วยตอน 3 ที่เป็นเรื่อง Project Planning และสุดท้ายตอนที่ 4 เป็นเรื่อง Project Execution และ Project Closure เป็นอย่างไรบ้างครับเพื่อนๆ ยิ่งสำหรับคนใหม่ที่ยังไม่เคยมาสาย PM นี้ คิดว่าตัวเองเหมาะกับงานสายนี้ไหมครับ
ต่อไปนะครับ เราจะยังเหลืออีก 2 ตอน แต่ก็จะเป็นแค่ตอนย่อยๆที่เป็นส่วนเสริมของเรื่อง PM ละครับ ก็จะเป็นเรื่อง Agile และ PM Use Case ที่เอาไปใช้โลกจริงครับ ซึ่งบอกได้เลยครับว่ามีประโยชน์แน่นอน ยิ่งสำหรับคนที่ทำ PM อยู่แล้ว และต้องการนำวิธีเหล่านี้ไปใช้จริง ก็เลือกได้เลยครับว่าอยากไปอ่านตอนไหนต่อ Agile หรือเรื่อง PM Use Case วันนี้ผมก็ขอจบเพียงเท่านี้ แล้วเจอกันใหม่ครับ ขอบคุณครับ :)
