[สรุป] คอร์ส Google Project Management: Professional Certificate ตอนที่ 2 : Project Initiation
ต่อไปเป็นคอร์สย่อยที่ 2 ของคอร์ส PM ของ Google ครับ ที่จะเป็นเรื่องเกี่ยวกับกระบวนการแรกของ Project Life Cycle นั่นคือการเริ่มต้นทำ Project ครับ (Project Initiation) แน่นอนฮะเวลาเรียน กับเนื้อหาก็จะมากกว่าคอร์สแรก เพราะ อันนี้เริ่มเข้าเนื้อๆที่เป็นทฤษฎีแล้ว และคนสอนรอบนี้ก็จะเป็นชาวเอเชียหญิงฮะ ตัว Feeling ก็เลยจะต่างกับคอร์สแรกหน่อยที่เป็นฝรั่งหน่อยๆ รวมถึงจะมี Assignment แบบใหม่ ที่ให้เราทำ แล้วต้องรอให้เพื่อนคนอื่นที่เรียนตรวจให้ และเราก็ต้องไปตรวจงานเพื่อนเป็นการตอบแทนอีกทีถึงจะผ่านคอร์สได้ครับ ข้อดีก็คือเราจะได้เห็นมุมมองใหม่ๆของเพื่อน และได้รับ Feedback ในงานเราฮะ
ในภาพรวม คอร์สนี้ก็ถือว่าค่อนข้างดีเลยครับ มีอธิบายเปรียบเทียบกับ Case จริง แต่ถึงอย่างไรตามบางช่วงมันลงทฤษฏีค่อนข้างเยอะ และบางอันก็ยากที่จะนำไป Apply ใช้ได้จริงตอนทำงาน ก็อาจมีง่วงๆหน่อยครับ
โอเคร ถ้างั้นใครพร้อมก็ไปติตตามกันต่อได้เลย Go Go!!
P.S. สำหรับใครที่อยากย้อนไปติดตามตอนแรกนะครับ
“เริ่มต้นดีมีชัยกว่าไปครึ่ง เหนื่อยหน่อยตอนแรกในการวางระบบ แต่หลังจากนั้นตลอดทั้ง Project ยิ้มแน่นอน”
Week 1
อาทิตย์แรกผู้สอนก็จะอธิบายเกี่ยวกับความสำคัญในขั้นตอนการเริ่มต้น Project นะฮะ ถ้าเริ่มต้นดีก็มีชัยไปกว่าครึ่ง แต่ถ้าเริ่มต้นแย่ หรือไม่ได้เตรียมตัว ขั้นตอนถัดไปก็รับผลกรรมนั้นต่อๆกันไปฮะ โดยหลักๆองค์ประกอบของการเริ่มต้น Project มีดังนี้
- Goal : เป้าหมายที่จะทำใน Project
- Scope : สิ่งที่ต้องทำใน Project
- Derivables : สิ่งที่จะส่งมอบให้ผู้ว่าจ้างหรือ User
- Success Criteria : สิ่งที่เป็นตัวชี้วัดว่าเราสำเร็จตามเป้าหมาย
- Stakeholders : ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดใน Project
- Resources : ทรัพยากรที่มีใน Project >> คนทำงาน, เงิน, เครื่องมือต่างๆ
โดยข้อมูลพวกนี้เราก็จะนำไปใส่ใน Project Charter ที่เอาไปใช้ในการมองภาพรวมตอนทำ Project จนจบนะครับ ซึ่งในโลกความเป็นจริงตัว Project Charter ก็อาจไม่ได้มี Template ตายตัวนะฮะ แต่นี่คือตัวอย่างของ Google ที่เข้ามาใช้สอนใน Course นี้ครับ
สุดท้ายนี้เขาก็ได้มาการลงเรื่อง Cost-benefit analysis โดยเป็นการใช้สูตร ROI คำนวณคร่าวๆ ว่า Project นี้ลงทุนไปได้ผลตอบแทนคุ้มทุนหรือไม่ครับ สูตรก็ตามนี้เลยครับ G=รายได้ที่คิดว่าได้จาก Project ส่วน C = ต้นทุนและค่าใช้จ่ายของ Project ที่เกิดขึ้นครับ (ซึ่งถ้า ROI คำนวณออกมาแล้วรับไม่ได้ เราก็ไม่ควร Proceed Project นี้ต่อครับ)
Week 2
ในอาทิตย์ที่ 2 ผู้สอนก็ได้มาลงรายละเอียดในตัว Project Charter ที่สอนในอาทิตย์แล้วมากขึ้นฮะ โดยเริ่มจากการตั้ง Goal ครับ ที่เป็น Goal ปกติไม่ได้นะครับ แต่ต้องเป็นถึง SMART Goal ที่มีที่มาดังนี้ฮะ
- S : Specific >> เป้าหมายชัดแจ้ง ไม่คลุมเคลือ
- M : Measurable >> เป้าหมายต้องวัดได้
- A : Attainable >> เป้าหมายต้องมีความเป็นไปได้
- R : Relevant >> เป้าหมายต้องเกี่ยวข้องแผนที่ตั้งไว้ขององค์กร
- T : Time-bound >> มี Deadline ว่าเป้าหมายนี้จะเสร็จเมื่อไร
ตัวอย่าง Goal ธรรมดา : ต้องการออกผลิตภัณฑ์ใหม่เพื่อเพิ่มยอดขายให้ดีขึ้นในปีนี้
ตัวอย่าง SMART Goal : ขายผลิตภัณฑ์ใหม่ให้ได้ 10 ล้านบาท ภายในเดือน ต.ค. 64
แล้วพอจบจากเรื่อง SMART Goal ผู้สอนก็ได้มีเสริมเรื่อง OKR ที่บริษัทยุคใหม่อาจจะชอบหันมาใช้แทนตัว SMART Goal นี้ฮะ โดยตัว OKR มีองค์ประกอบดังนี้ฮะ
- O : Objective >> เป้าหมายภาพใหญ่
- KR : Key Result >> ผลที่ต้องทำให้เกิดขึ้นที่วัดได้ เพื่อให้ถึงเป้าหมานั้น โดยสามารถมีย่อยๆหลายๆ KR ภายใต้ O ได้ (ไม่ใช่ Task นะ หลายคนชอบสับสน)
ต่อไปเป็นเรื่อง Scope หรือสิ่งที่เราทำใน Project ก็จะมีคำศัพท์ 3 คำหลักๆที่เราควรรู้จักครับ
- In-Scope >>Scope ที่ปกติอยู่ใน Project
- Out-Scope >> Scope ที่เราควรไม่ต้องรับผิดชอบใน Project
- Scope Creep >> Scope ที่เฟ้อออกมาจากตอนแรก ซึ่งทุก Project ต้องมีแน่นอนแค่ขึ้นอยู่กับว่าจะน้อยหรือมาก เช่น รายละเอียดเล็กๆน้อยที่ต้องเพิ่มแต่คิดไม่ถึง หรือไม่ครบในตอนแรก เพื่อให้ Project สำเร็จ หรือสิ่งที่ User ขอมาภายหลัง ซึ่งต้องดูลำดับความสำคัญ ในส่วนนี้อาจจะตีเป็น Out of Scope หรือให้ทำ Request ฟีเจอร์มาแยก ขึ้นอยู่กับการพิจารณาของทีม
ต่อไปเป็น Classic Model ของเรื่อง Project Management นั่นคือเรื่อง Triple Constraint ที่ PM ชอบเอาไปใช้จัดการ Scope Creep เจ้าปัญหา โดยเป็นการใช้ในการ Trade off ว่าเราวิธีใดแก้ปัญหาใดใน 3 Factors นี้ ซึ่งแน่นอนว่าอย่างมากเราจะเอาดีได้แค่ 2 อย่าง แล้วต้องยอมเสีย 1 อย่าง โดยตัว PM ก็ต้อง Weight ความสำคัญกันไป เช่น อยู่ดีมีคนในทีมลาออกกระทันหัน เพื่อที่จะให้ได้งาน Scope เท่าเดิมและไม่ต้องเสียเงินจ้างคนเพิ่ม ก็ต้องเลื่อนเวลาส่งมอบ เป็นต้น
สุดท้ายนี้ผู้สอนก็ฝากไว้ว่าไม่ว่าเราจะใช้วิธีตั้ง Goal ด้วยอะไร สุดท้ายก็อย่าลืมหาวิธีที่ใช้ชี้วัดว่าเราถึงเป้าหมายนั้นแล้วด้วยนะครับผม และนั้นก็คือจะเป็นเรื่อง Success Criteria หรือ Measuring Success ใน Project Charter นั่นเอง
Week 3
หลังจากหนักมาจากอาทิตย์ที่ 2 แล้ว ในอาทิตย์นี้ 3 พวกหลักการก็จะเบาลงฮะ โดยอาทิตย์นี้จะเป็นการสอนเรื่อง Stakeholder และการจัดการทีมใน Project
โดยหลักการสร้างทีมก็ง่ายๆเลย ไม่ควรจะใหญ่หรือเล็กจนเกินไป เพราะ ใหญ่เกินไปก็จัดการยาก เล็กเกินไปก็คนทำงานไม่พอ และก็หาคนที่เหมาะกับงานในแต่ละงาน ดั่งภาษิตที่ว่า
“Put the right man to the right job”
โดย Skill หลักๆที่ต้องการเลย คือ Technical Skill ที่ต้องใข้ในแต่ละ Role รวมถึงสกิลการแก้ปัญหา และถ้าให้ดีก็ควรมีสกิลความมีความเป็นผู้นำด้วย ซึ่งสกิลนี้จะเป็นสกิลช่วยในการ Convince Stakeholder ในการที่ทีมอยากจะทำอะไรต่างๆก็ตาม
ส่วน PM หลักๆก็จะต้องมีสกิลในการ Motivate หรือที่เราเรียกกันว่ากระตุ้นลูกทีมในการทำงานไปให้ถึงเป้าหมาย
หลังจากที่มีทีมที่ดีแล้ว ต่อไปก็จะเป็นเรื่องการ Deal กับ Stakeholder ฮะ ซึ่งแน่นอนว่าในหนึ่ง Project มี Stakeholder หลายคนที่เกี่ยวข้อง และเราที่เป็น PM คงดูแลได้ไม่หมดทุกคนหรอก ดังนั้นเราจึงต้องมีการจัดลำดับความสำคัญของ Stakeholder หรือที่เราเรียกกว่า Prioritisation ของ Google เขาก็มีแนะนำให้ใช้ 2 Model นี้ครับ
Stakeholder Power Grid >> หลักการง่ายๆเลยครับเอาชื่อ และ Role ของ Stakeholder ไปใส่ใน Quadrant ตามความสำคัญ แกน Y บอกถึงความที่มีอิทธิพลต่อ Project ส่วนแกน X คือ Degree ที่เขายอมมามีส่วนร่วมใน Project ซึ่งแน่นอนว่าหลังที่ใส่ชื่อไปหมดแล้ว ถ้า Stakeholder ชื่ออยู่ขวาบน ส่วนนี้เราต้องบริการ แบบ VIP เลยครับ ส่วนซ้ายล่างปล่อยห่าง ส่วนอีก 2 แกน ก็ต้องพยายามดูแลให้เหมาะสมตามในแต่ละวิธีครับ
RACI Model >> โมเดลที่ 2 ที่เอาไว้ใช้ดูว่า Stakeholder แต่ละคนมีหน้าที่หลักๆอะไรบ้างใน Task ย่อย เช่น ใน 1 Project อาจมีหลาย Task อย่างเรื่องทำ Website ก็จะเริ่มตั้งแต่ เก็บ Requirement, Design, Dev, Test ซึ่งในแต่ละช่วงงานแต่ละ Stakeholder ก็จะมีหน้าที่ไม่เหมือนกัน เช่น ในการเก็บ Requirement ตัว Programmer อาจมีแค่หน้าที่ต้องถูก Inform อย่างเดียวก็ได้ แต่พอเป็นช่วง Dev Programmer นั้นต้อง Responsible หรือต้องทำงาน ซึ่งด้วย RACI Model นี้ จะทำให้ PM เห็นภาพรวม และ Deal กับคนได้ถูก
Week 4
อาทิตย์สุดท้ายก็จะเบาสุดครับ ซึ่งก็จะเป็นการสอนเรื่องเกี่ยวกับการใช้ Tool และศัพท์เทคนิคเพิ่มเติมในด้าน Project Management ครับ เริ่มจาก
- Project Proposal >> จะคล้ายๆกับ Project Charter ครับ ซึ่งเป็นเอกสารอย่างแรกที่ PM ต้องการเพื่อไปใช้ในการ Approve Project ซึ่งด้านในก็จะมี Detail ต่างๆเพื่อนำไปใช้ในการอธิบาย Project โดยแต่ละองค์กรก็มีรูปแบบ Template ไม่เหมือนกัน
- Project Charter >> คล้ายๆกับ Project Proposal ครับแต่เป็นการเอาไปใช้ต่อในตอน Project หลังจากที่ได้รับการ Approve แล้ว
- Scheduling and Management Software >> พวก Tool ที่ใช้ Assign งานคนในทีม เช่น Acuity, SimplyBook
- Productivity Tool >> พวก Tool ที่ใช้ทำงานร่วมกันในทีม เช่น Google Doc, Sheet, Slide
- Collaboration Tool >> Tool ที่ใช้สื่อสารกันระหว่างทีม เช่น Email, Slack, Line
- Project Management Tool >> พวกใช้ Track จัดการ ทั้งทีมใน Project เช่น Jira, Asana , Treallo, MS Project
โดยอันนี้ก็แนะนำนะครับว่า เราไม่จำเป็นต้องใช้ Tool ทุกอัน ควรดูความเหมาะสมของงาน และ Culture Team เช่น ถ้า Project ไม่ใหญ่ และคนในทีมไม่ค่อยคุ้นกับการใช้ Tool พวก Jira, Asana อาจไม่จำเป็น อาจจะใช้แค่ Google Sheet Track ก็พอ แต่ถึงอย่างไรก็ตาม Tool ที่ทำงานเป็นทีม เราก็ควรใช้เป็นแบบ Online เนอะ เช่น Google Sheet ซึ่งถ้าเราเป็น PM และเราใช้ Excel แอบทำงานอยู่คนเดียว คงจะไม่มีคนในทีมคนใดที่จะรู้อะไรกับเราตามไปด้วย
ซึ่งส่วนตัว ในประสบการณ์ผมนะ ในไทยถ้าเป็นวงการ Tech ในระดับ Corporate หน่อย Project Management Tool ที่ชอบใช้กันจะเป็น Jira ส่วนถ้าเป็นระดับ Startup ลงมาก็จะประหยัดลงหน่อยเป็นTreallo ครับ ซึ่งเอาเข้าจริงก็แล้วแต่ความเหมาะสมในแต่ละองค์เลย แต่ถ้าทั้งองค์กรใดสามารถใช้ Tool เหล่านี้ได้ ในระยะยาวมีประโยชน์ต่อการทำงานและการจัดการแน่นอน ซึ่งไม่ใช้แค่ดีต่อ PM แต่ดีต่อทั้งองค์กรฮะ
สรุปส่งท้าย
เป็นอย่างไรกันบ้างครับกับคอร์สการเริ่มต้น Project เนื้อหาแน่นจัดเต็มไหมฮะ ซึ่งเอาเข้าจริงนะครับ วิธีการพวกนี้ไม่มีสูตรตายตัวหรอก แต่เรามีหน้าที่ที่จะต้องนำไปประยุกต์ใช้กับองค์กรเราให้ได้ ยิ่งด้วยถ้ามี Tool ที่เสริมให้สามารถทำงานง่ายขึ้นในปัจจุบัน แถมบางอันก็ฟรี ผมก็สนับสนุนให้ใช้ฮะ ยอมเหนื่อยทำระบบตอนต้นหน่อย รู้ภาพรวมให้ครบ ใช้ Tool ให้ถูก แล้วตอนช่วงกลาง และปลาย Project จะสบายมากขึ้นแน่นอนฮะ เพราะเราวางระบบไว้ดีแล้ว ผมรับรองได้ ก็ตามสำนวนที่ว่า “ทำอย่างไร ได้ผลอย่างนั้น” การทำงานไม่มีทางลัดฮะ มีแค่ Work Smart, Get Better Result
โอเครครับ หลังจากที่เราจบเรื่องการเริ่มต้น Project ไปนะครับ ต่อไปก็จะเป็นเรื่องการวางแผน หรือ ที่เขาเรียกกันว่า Planning ก็ใครพร้อมแล้วสามารถติดตามต่อได้ในลิงก์ด้านล่างได้เลยนะครับ :)
