EP 79: ตัวอย่าง Automation Tool ที่ใครๆก็ใช้ช่วยทำงานในองค์กรได้

ตอนนี้ใครกำลังหา Solution อะไรมาช่วยทำงานให้เร็วขึ้นที่เป็นแบบ Ready to use บ้างไหมครับ แล้วเผลอๆบางครั้งราคาต่ำมากเลย ซึ่งมันไม่ใช่อะไรอื่นใด มันคือ Automation Tool ที่หลายๆองค์กรตอนนี้ก็ใช้มาช่วยให้ชีวิตทำงานง่ายขึ้นกันอยู่ ซึ่งพอดีผมได้มีโอกาสเข้าสัมมนา “ฝ่าวิกฤตต้นทุน คนและเวลาด้วย Tools อัตโนมัติ” ที่ True Digital Park ของ สมาคมโปรแกรมเมอร์ไทย เลยอยากมาสรุปให้เพื่อนๆฟังฮะว่ามี Automation Tool อะไรบ้างที่เขาแนะนำ เผื่อเพื่อนๆจะได้เห็นเป็นไอเดีย แล้วเอาไปลองใช้ เผลอๆจากงานที่เคยทำ 3 วัน ใช้ Tool อาจเหลือทำแค่ ชม. เดียวก็เป็นได้ ใครพร้อมแล้วก็ลุยกันเลย 😄😄

“ใช้ได้เลย ต้นทุนต่ำ ขอแค่รู้ว่ามี และใช้ให้เป็น”

บางคนอาจสงสัยว่า Automation Tool มันคืออะไร? ความจริงมันไม่มีอะไรซับซ้อนเลยครับ มันคือโปรแกรมสำเร็จรูปที่คนมาใช้มาช่วยแบ่งเบาภาระการทำงาน แทนการทำ Manual คีย์บน Excel หรือแบบจดในกระดาษแบบเดิมๆ เช่น การใช้ Type Form เก็บข้อมูลลูกค้าแทนที่จดจากกระดาษ, การใช้ Tool ในการสร้างเว็บโดยไม่ต้องเขียนโค้ด เป็นต้น

บอกได้เลยว่าปัจจุบันมี Tool แบบนี้มาช่วยในการทำงานเยอะมาก แถมบางอันฟรีอีก แล้วบางคนอาจสงสัยว่าแล้วทำไมเราถึงไม่เคยใช้กัน เหตุผลหลักๆคือเราแค่ไม่เคยไปทำความรู้จักมันเท่านั้นเอง องค์กร หรือ Startup ต่างๆในไทยเขาใช้กันหมด แต่อาจมีบางองค์กรใหญ่ๆ ที่เขาอาจไม่ได้ใช้ เพราะ มีปัญหาเรื่องกระบวนจัดซื้อ หรือเรื่อง Security ก็ว่ากันไป

เห็นไหมครับว่า Automation Tool มันช่วยการทำงานของเราได้ขนาดไหน ก็ส่วนงานสัมมนาที่ผมไปฟังนะครับ เขาก็ได้นำคน 4 สายงาน ได้แก่ Marketing, Dev, Startup, Product Manager มาเล่าตัวอย่าง Automation Tool ในแต่ละสายงานที่เขาใช้กัน ก็จะได้เห็นว่าสายไหนเขาก็ใช้ Tool กันหมด แม้แต่ Dev ที่เขียนโค้ดเองเขาก็ยังใช้ Automation Tool กัน เพราะ

เราจะเหนื่อยทำทุกอย่างเองให้เสียเวลา ให้เสียเงินไปทำไม แทนที่เราจะ Focus ไปแต่สิ่งที่มี Value

Tool สมัยนี้มีพร้อมมาช่วยเราอยู่แล้วในทุกส่วนงานอยู่แล้ว เหลือแค่เราจะหยิบมันมาใช้ให้เป็นอย่างไร

ต้องเลือกแล้วว่าเราจะ Work Hard หรือ Work Smart

ก็ลองไปดูสรุปตัวอย่างของ Automation Tool ของ 4 สายงานจากงานของ สมาคมโปรแกรมเมอร์ไทย ได้ฮะดังนี้

Source: สมาคมโปรแกรมเมอร์ไทย

ทีม Startup

ลักษณะการนำ Automation Tool มาใช้ของ Startup คือสามารถนำไปใช้ใน Operation ได้แทบทุกส่วนบริษัทหมดเลย ด้วยที่ Startup มักไม่ได้มีนโยบายที่เป็นข้อจำกัดในการใช้ Tool ใดๆ ดังนั้นการที่มียิ่งมี Tool ให้ช่วยทำงานให้เร็วขึ้น ยิ่งมากยิ่งดี ไม่มีอะไรให้ปฏิเสธ จากรูปก็จะเห็นตัวอย่างว่าเป็นแบบ End2End เริ่มตั้งแต่ทำเรื่อง Lead เก็บข้อมูล ยันไปถึง CRM เลย ที่เอา Automation Tool มาใช้ช่วยทั้งหมด

Lead Generation Tool

• Unbounce >> สร้างเว็บ Landing Page ขายของ และเก็บข้อมูลจากลูกค้า โดยที่ไม่ต้องพึ่ง Dev มาโค้ดดิ้งเลย

Unbounce Learn More.

• Typeform >> แบบฟอร์ม และแบบสอบถามออนไลน์เก็บข้อมูลลูกค้า

Typeform: People-Friendly Forms and Surveys

Client Portal Tool

• AppSmith >>Open source ที่เป็น Low code platform ช่วยเขียนโค้ด ที่ไม่ต้องเป็น Dev ก็สามารถสร้างโปรแกรมได้

Appsmith | Open-source workbench for internal tools

Operation Managment Tool

• Airtable >> Tool ที่ใช้เก็บข้อมูล อธิบายให้เห็นภาพง่ายๆ คือ Excel + Database เก็บภาพ แชร์ไฟล์ อะไรในที่ทำงานได้หมด

Airtable | Everyone's app platform

• Calendly >> แพลตฟอร์มการนัดหมาย พร้อมเชื่อม Online Calendar จากทุกแพลตฟอร์มมาแสดงในที่เดียว

Free Online Appointment Scheduling Software | Calendly

CRM Tool

• Salesmate >> แอป CRM วิเคราะห์ ติดตามข้อมูลลูกค้า

Salesmate | Best CRM & Customer Journey Platform for Growing Teams

ทีม Product Manager

ในส่วนของ PM ก็สามารถนำ Automation Tool มาใช้ช่วยทำ Product เริ่มต้นได้เกือบทุกส่วน โดยเฉพาะในส่วนทำ MVP ทดลองตลาด เริ่มตั้งแต่ Discover, Define, Develop แต่อย่างไรก็ดี หลังจากที่ Product ได้ Prove ใน MVP แล้วว่า Work และต้องการ Scale เพิ่มในตลาด ลำพัง Tool ในรูปเหล่านี้ที่มาใช้ช่วงแรกอาจไม่เพียงพอ และต้องพัฒนาระบบ IT แบบ Proper มาแทนที่สิ่งเหล่านี้แทน

Discover

• Google Form >> แบบฟอร์ม และแบบสอบถามออนไลน์เก็บข้อมูลลูกค้า

Google Forms: Online Form Creator | Google Workspace

• Type Form >> แบบฟอร์ม และแบบสอบถามออนไลน์เก็บข้อมูลลูกค้า

Typeform: People-Friendly Forms and Surveys

• Instapage >> สร้างเว็บ Landing Page โดยที่ไม่ต้องพึ่ง Dev มาแบบไวๆเพื่อมาใช้ทดสอบ Validate Idea กับลูกค้าเป้าหมายเบื้องต้น

Instapage - The World's Most Advanced Landing Page Platform

• Webflow >> สร้างเว็บ Landing Page โดยที่ไม่ต้องพึ่ง Dev มาแบบไวๆเพื่อมาใช้ทดสอบ Validate Idea กับลูกค้าเป้าหมายเบื้องต้น

Webflow: Create a custom website | No-code website builder

Define

• Product Hunt >> เว็บที่ไว้ดูเทียบกับไอเดีย Product ที่เราทำกับตลาด ว่าในปัจจุบัน Product ที่เราคิดมีคู่แข่งหรือไม่

Product Hunt - The best new products in tech.

• Marvel >> แพลตฟอร์มดีไซน์ใช้ทำ Mock Up แอป หรือเว็บ เพื่อนำไปใช้ทดสอบกับลูกค้า หรือดีไซน์ออกมาก่อนไปพัฒนาออกมาจริง

Marvel - The design platform for digital products. Get started for free.

Develop

• AppSheet >> No code platform ช่วยเขียนโค้ดโดยไม่ต้องพึ่ง Dev

Google AppSheet | Build apps with no code

• FlutterFlow >> Low code platform ช่วยเขียนโค้ดโดยไม่ต้องพึ่ง Dev แถมทำเสร็จ ได้โค้ด Flutter พร้อม Dev

FlutterFlow - Build beautiful, modern apps incredibly fast!

ทีม Dev

ในส่วนของ Dev ปกติเขาก็จะมี Tool อะไรมาช่วยเขียนโปรแกรมเยอะแยะมากอยู่แล้ว รวมถึงมีพวก Framework หรือ Library มาช่วยเขียนโค้ดต่างๆ โดยผมจะขอคัดแค่ Automation Tool ที่เรียกว่าเกี่ยวกับ Dev น้อย แต่เป็นเรื่องเชิง Tracking นั่นคือเรื่อง Dashboard และ Project Managment Tool โดย Tool เหล่านี้มีประโยชน์กับ Dev มาก และช่วยทำให้ Dev สามารถไป Focus กับงานเขียนโค้ดได้อย่างแท้จริง

Dashboard Tool

• Metabase >> BI Dashboard Tool ที่ข้อแค่มีข้อมูล ก็สามารถนำมาสร้างกราฟ ตาราง Visualize สรุปออกมาให้ทุกคนเห็นได้ง่ายๆ

Dashboard for Dashboard Examples | Metabase | Metabase

Project Managment Tool

• Jira >> โปรแกรม Tracking การพัฒนาระบบตั้งแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำ ที่ทุก Dev Team ควรใช้ในทุกโครงการ

Jira | Issue & Project Tracking Software | Atlassian

ทีม Marketing

ในส่วนของ Marketing ก็มี Marketing Automation Tool ต่างๆมากมาย ที่องค์กรที่มักเอา Tool นี้ไปใช้ไม่ใช่แค่ Agency นะครับ องค์กรปกติต่างๆก็มีนำไปใช้กัน ซึ่งผมขอยกตัวอย่างจาก Marketing Automation Tool ของ Guest Speaker ในงาน นั่นก็คือ PAM

PAM can help marketer do their everyday tasks easier & automate. To increase operational efficiency…

อันนี้ก็เป็นตัวอย่าง Use Case Marketing Automation Tool ของ PAM นะครับ

• Automate Consent Management >> ทำเรื่อง Consent ที่ต้องเก็บ ตามกฏหมาย PDPA ปัจจุบัน
• Automate Marketing Data Pipeline >> การทำ Marketing เริ่มตั้งแต่เรื่อง Lead ยันไปถึงการให้ Personalized Offer เพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้าเพิ่ม
• Automate Customer Service >> ทำเรื่องบริการลูกค้า เวลาลูกค้ามีปัญหา
• Automate Sale Data Pipeline >> ทำเรื่องเก็บข้อมูลการขายลูกค้า
• Automate IT/HW Infrastructure >> ทำเรื่องการแจ้งเตือนปัญหาระบบ IT
• Automate Talent Management >> ทำเรื่องบริหารพนักงงานในองค์กร

การเลือก Automation Tool ไปใช้

หลักๆ Solution ของ Automation Tool มี 3 แบบใหญ่ๆ คือ พัฒนาใหม่, ซื้อ License, สมัคร Subscribe แบบ Software as a service โดยแต่ละแบบก็จะมีข้อดี ข้อเสีย แตกต่างกันไป ก็หลังจากเราที่มั่นใจแล้วว่า Automation Tool ที่เราตั้งใจจะใช้มันช่วยในการทำงานได้จริง ที่เหลือก็ลองเลือก Solution ที่เหมาะกับเราดังนี้

• พัฒนาใหม่ >> ข้อดี : สามารถสร้างระบบได้ที่ต้องการ ปรับ Customize ได้หมด | ข้อเสีย : แพง ใช้เวลาพัฒนา ต้องมีคน Support เองหลังพัฒนา ถ้าไม่ได้จ้าง Vendor
• ซื้อ License >> ข้อดี : พร้อมใช้ มีคน Support | ข้อเสีย : ราคาค่อนข้างสูง บางครั้งมีข้อจำกัด Customize ระบบ
• สมัคร Subscribe แบบ Software as a service >> ข้อดี : ราคามักไม่สูง พร้อมติดตั้ง ใช้งานง่าย มีคน มีคน Support ฟีเจอร์พร้อมใช้ครบถ้วน| ข้อเสีย : ถ้าต้องการปรับ Customize ระบบ อาจทำไม่ได้

ส่วนตัวถ้าเป็นองค์กรที่ไม่ได้ใหญ่มาก หรือไม่ได้มีทีม IT เป็นของตนเอง แนะนำให้เป็น Solution สมัคร Subscribe แบบ Software as a service เพราะ ราคาเริ่มต้นไม่แพง และสามารถติดตั้งพร้อมใช้งานได้ทันที เช่น แค่ Subscribe จ่ายเดือนละ 800 บาท ก็พร้อมใช้งาน ในทางกลับกันถ้าพัฒนาเอง เราอาจต้องจ้าง Dev เดือนละ 70K มาพัฒนา คิดง่ายๆในแง่ดี พัฒนา 2 เดือน ใช้ Dev 2 คน ต้นทุนก็โดนไป 280K แล้ว ยังไม่นับค่าดูแลในอนาคต เลิกไม่ได้ด้วย ในทางกลับกันบาง Tool แบบ Subscribe เมื่อเรามาใช้งานแล้วมันไม่ได้ดีอย่างที่คิด ก็สามารถยกเลิกใช้ได้เลยจ่ายแค่เดือนเดียว แต่ถ้า Business ของเราซับซ้อน และ Tool แบบ Subscribe ในตลาดไม่ตอบโจทย์ทั้งหมด ทางเลือก 2 อันด้านบนก็อาจเหมาะกว่าครับ

ด้วยข้อดีที่ว่า Automation Tool ในตลาดปัจจุบันมีจำนวนมาก ในทางกลับกันก็เป็นข้อเสียเช่นกันที่ด้วยจำนวนเยอะเกิน และไม่รู้ว่าจะเลือกอะไรดี เขาว่ากันว่าการเลือก Tool มาใช้ ก็เหมือนการเลือกแฟน ก็ค่อยๆลองเลือกครับ หาอันที่เหมาะกับองค์กรและตอบโจทย์ธุรกิจ ซึ่งตามในงานที่เขาแนะนำคือการให้เลือกที่ชื่อเสียง และประสบการณ์ (เช่น มีประสบการณ์อย่างน้อย 3 ปี) ไม่ว่าจะเป็น Solution ใดๆครับ ก็ขอให้เพื่อนๆที่กำลังมองหา Automation Tool อยู่โชคดีครับ

สรุปส่งท้าย

เป็นอย่างไรบ้างครับ อันนี้เป็นเพียงเศษเสี้ยวส่วนหนึ่งของ Automation Tool เองนะครับ ซึ่งส่วนตัวผมเองก็ยังรู้จัก Automation Tool อื่นๆที่น่าสนใจแต่ไม่ได้กล่าวมานี้อีกมากมาย เผื่อใครสนใจก็หลังไมค์มาได้ครับ หรือลองไป Search หา Google เองก็ได้ครับ เราอยากได้ระบบอะไรมาช่วยทำงาน มีเยอะแยะมากมายมาก โดยก็เหมือนที่ผมบอกไปตั้งแต่ช่วงต้นว่า Tool ในสมัยนี้มันมีให้ใช้พร้อมช่วยงานอยู่แล้ว เหลือแค่เราอาจต้องไปความรู้จักมัน ซึ่งถ้าใครสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานที่ตัวเองทำได้เป็น ผมเชื่อว่าประสิทธิภาพการทำงานของเพื่อนๆจะกลับจากหน้ามือไปเป็นหลังมือแน่นอน

ส่วนนี้เป็นคลิปเต็มงาน เผื่อใครอยากไปดูย้อนหลังฮะ

https://www.facebook.com/ThaiProgrammerSociety/videos/468314568760384

ฝ่าวิกฤตต้นทุน คนและเวลา ด้วย Tools อัตโนมัติ | สมาคมโปรแกรมเมอร์ไทย ร่วมกับ True Digital Park…

สำหรับใครที่อยากให้ผมได้แชร์บทความดีๆแบบนี้อีก ก็อย่าลืมกด Follow ผมกันนะฮะ วันนี้ผมก็ขอจบเพียงเท่านี้ ขอบคุณครับ🙌🙌